Yazı İşleri Müdürlüğü
GÖREV TANIMI
- Meclis ve Encümen hizmetlerinin yürütülmesi,
- Terör ve Terörden zarar görenlerin zararlarının karşılanması hakkındaki Kanun gereği yapılan her türlü işlemlerin sekretaryalığı,
- Bilgi edinme Kanunu hizmetlerinin yürütülmesi,
- Evrak kayıt alım dağıtım hizmetleri,
- Arşiv hizmetleri,
- Posta ve kargo hizmetleri,
- Sosyal tesisler iş ve işlemlerini yürütmek.
- Bilgisayar donanımları, ağ hizmetleri yürütmek
- İl Genel Meclisinin sekretarya işlerini yürütmek.
- Meclis toplantı salonlarını hizmete hazır tutmak.
- Meclis'in toplanma bilgilerini ilgililere tebliğ etmek.
- Toplantı gündem ve eklerini divana düzenli bir şekilde sunmak.
- İl Genel Meclisi, Meclis Komisyonlarına ait raportörlük hizmetlerini yürütmek.
- Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrini takip etmek.
- Rapor ve eklerinin çoğaltılmasını sağlamak. Raporları meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtmak
- Meclis oturumlarının ses kayıt cihazları ile kaydını yapıp zapta geçirilmesini sağlamak.
- Zabıtlara, uygun olarak meclis kararlarının yazmak, kontrol etmek, meclis kâtibine ve başkanına imzalatmak.
- Meclis kararlarını valiliğe süresi içerisinde sunmak ve takip etmek.
- Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesini temin etmek ve meclis üyelerine duyurulmasını sağlamak.
- Meclis üyelerinin huzur haklarına ait işlemleri yürütmek.
- İl Encümeninin sekretarya işlerini yürütmek.
- Encümen gündemini encümen başkanının kontrolünde hazırlamak.
- Hazırlanan gündemi encümen üyelerine dağıtmak.
- Encümene görüşülmek üzere gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere geri göndermek.
- Tamam olan evrakları encümen gündemine alınmak üzere kaydetmek, hazır bulundurmak.
- Encümende alınan kararları varsa muhalefet şerhleriyle beraber Encümen Karar Defterine kaydetmek ve üyelere imzalattırmak.
- Encümende verilen kararların raportörlük görevini yapmak.
- Encümen kararı olarak işlemi tamamlanan dosyaları ilgili birimlere göndermek.
- Encümen üyelerine verilecek ödenek ile ilgili işlemleri yürütmek.
- Evrak kayıt ve dağıtımını sağlamak.
- İdareye gelen tüm evrakları kayıt altına alıp ilgili birimlere dağıtmak.
- İdare içi ve dışı yazışmaların dağıtım ve koordinasyonunu sağlamak.
- Elektronik ortamda evrak yönetim sistemini yürütmek.
- İl Özel İdaresine gelen dilekçe ve resmi evrakların kayıt edilerek tanzim edilmesi işlerini yürütmektir.
- Valilik makamınca havale edilen evrakların seyrini takip ederek, her üç ayda bir rapor düzenleyerek valilik makamına sunmak.
- İl Özel İdaresi dışına giden evrakların gerekli kayıt işlemlerini yapıp, ilgili kuruluşlara, kişilere ulaştırılmasını sağlamak. Kuruma ait posta işlemlerini yürütmek.
- Bina daire amirliğini yürütmek
- Hizmet binalarının bakım ve onarımlarından ve güvenliği ile ilgili eksikleri ilgili müdürlüklere bildirmek.
- İdare arşiv hizmetlerini yürütmek
- İçişleri Bakanlığı Merkez ve Taşra Teşkilatı Arşiv Yönetmeliği çerçevesinde
- İdaremizde Alt birim ve Taşra Birim arşivlerini faaliyete geçirmek
- İmha edilecek ve arşivlik malzeme olarak ayrılacak evrakların tespiti için çalışmalar yapmak ve sonuçlandırmak
- Birim arşivinde arşiv malzemeleri olarak bulunan evrakların, elektronik arşivleme sistemine geçişini sağlamakla ilgili çalışmalar yaparak sonuçlandırmak.
- Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER) iş ve işlemlerini yürütmek ve gelen talepleri ilgili birimlere aktararak ivedilikle cevap vermek.
- Açık Kapı iş ve işlemlerini yürütmek, gelen talepleri hızlıca değerlendirerek birimlerden görüşler neticesinde cevaplandırmak.
- Basın Yayın ve Halkla İlişkiler iş ve işlemlerini yürütmek.
- Sosyal Tesis İş ve İşlemlerini Yürütmek.
- Bilgisayar Donanımları, Ağ Hizmetleri;
- Bilgi Sistemleri ile ilgili olarak Kurum içinde kullanılan her türlü Bilgisayar donanımı ve çevre Birimlerinin Bakım, Onarım ve Geliştirilmesini sağlamak,
- İdare birimleri arasında ağ, yapısal kablolama ve internet kurulumunu yapmak
- 5651 sayılı yasa gereğince İdare internet trafiğinin kayıt altına alınmasını sağlamak.
- İlgili personele gerekli işbaşı ve sınıf eğitimlerinin verilmesi.
- Bilecik İl Özel İdaresi Bilgi sistemlerinde depolanan verilerin ulusal bilgi güvenliği kanun ve yönetmeliklerine uygun olarak; fiziksel ve elektronik müdahaleye karşı korunması,
- Geliştirilmesi, yayınlanması, paylaştırılması, nakledilmesi, v.b. faaliyetler ile ilgili gerekli her türlü önlemlerin alınması ve uygulanması,
- Bilecik İl Özel İdaresi Kampüsü içerisinde aktif olan yerel alan bilgi ağını (LAN) ve uzak alan (WAN) bilgi ağını sürekli gözetim altında tutarak, bakımının yapılması, geliştirilmesi, genişletilmesi,
- Sunucu Bilgisayarları üzerinden bilgi paylaşımı, bilgi güvenliği ve veri iletişiminin sağlanması,
- Bilecik İl Özel İdaresi Bilgi Sistemleri kapsamında olan birimleri Internet ve Intranet olanaklarından en iyi şekilde yararlandırılması.
- E-İçişleri Projesi;
- E-İçişleri projesi ilke ve hedefleri doğrultusunda gerekli çalışma ve uygulamaları sağlamak,
- Yeni personellerin e-İçişleri Projesine kullanıcı kaydını oluşturup, e-imza başvurularının tamamlanmasını sağlamak.
- Görev yeri değişen personellerin e-İçişleri Proje yetkilerinin güncellenmesini sağlamak.
- Yeni atanan Kaymakamların İlçe Özel İdare Müdürlüğü’ndeki yetkilendirilmeleri için İçişleri Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı’ na yazı yazılması,
- Personele ihtiyaç duydukları e-İçişleri modül eğitimi vermek,
- Kullanılan modüllerin takibini yapmak,
- Kullanılan modüllerde yaşanan sıkıntıları mail ortamında İçişleri Bakanlığı Yardım masasına bildirerek çözüm üretmek,
- Süresi dolan sertifikaların yenilenmesi için gerekli yazışmaları yapmak.
.
31.07.1981 yılında Bilecik İli Söğüt ilçesinde doğdu. İlk ve Orta öğrenimini İnhisar ilçesinde tamamladı. Lise Öğrenimini Bilecik Endüstri Meslek Lisesi Tesviye Bölümünde tamamladı. Yüksek öğrenimini önce Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi Bitkisel ve Hayvansal Üretim Bölümü Tarım Programında, ardından Anadolu Üniversitesi İktisat Fakültesinde tamamladı. 06.09.2004 yılında memuriyet hayatına başladı. 2004 – 2007 yılları arasında Türk Silahlı Kuvvetleri bünyesinde Uzman Erbaş olarak görev yaptı.
Bilecik İl Özel İdaresinde Memur, Şef ve Müdür Vekilliği yaptı. 2015 yılında Bilecik İl Özel İdaresi Yazı İşleri Müdürü olarak atandı. Halen bu göreviyle birlikte, İl Encümen Üyeliği, Bilecik 2. OSB Denetleme Kurulu Başkanlığı ve Türkiye Faal Futbol Hakem ve Gözlemcileri Derneği Başkanlık görevlerini de yürütmektedir. 2020 yılında Türkiye Futbol Federasyonu tarafından klasman temsilcisi olarak görevlendirilen Ersin ÖZMEN evli ve 2 çocuk babasıdır.
